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Certaines informations et documents doivent faire l’objet d’une conservation sécurisée. En effet, que ce soit pour des raisons juridiques, fiscales ou commerciales , ces informations doivent être opposables. Docapost répond à ce fort besoin lié à la gestion des risques des entreprises en apportant des solutions d’archivage sécurisées permettant la conservation de l’intégrité des documents et leur traitement efficace et rapide.
Docapost conseille, opère ses plates-formes et reprend les actifs de ses clients pour mettre en œuvre des projets très innovants afin d’accompagner l’optimisation des échanges documentaires circulants. Docapost contribue ainsi à diffuser en toute sécurité l’information au sein de l’entreprise pour accroître la réactivité et l’efficacité de ses clients dans la gestion de leurs relations clients.
Aujourd’hui Docapost archive plus de 3,5 milliards de documents pour ses clients via des solutions d’archivage électronique en mode ASP (Application Service Provider) à valeur probante ou non hébergées sur des serveurs doublés et sécurisés garantissant la conservation des documents. Ses processus sont en conformité avec la législation régissant l’archivage électronique et audités et labélisés par la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance). Docapost assure également l’archivage sur des supports physiques tels que la COLD (Computer Output on Laser Disk) qui consiste en de l’archivage électronique sur support CD ou la COM (Computer Output Microfiches) qui consiste en de l’archivage sur microfiches.
Quel que soit le processus d’archivage, Docapost assure la pérennité des documents à long terme (engagement de lisibilité des documents dans le temps grâce à l’utilisation de formats de visualisation non propriétaires) et s’engage sur l’interopérabilité et la réversibilité de l’archivage (possibilité de restituer aux clients les documents confiés en leur état d’origine).
Cas client
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Air Total
Afin d'accélérer son processus de recouvrement, Air Total souhaitait une solution capable de traiter rapidement les multiples factures venant des différents aéroports internationaux.Désormais Air Total accède électroniquement à l'ensemble de ses factures internationales et est assuré de leur bonne conservation à valeur probante grâce à un archivage électronique labellisé.
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| En savoir plus |
| Cette phase intègre le workflow de validation, la gestion électronique de documents (mise en place d’une interface pour consultation électronique en interne, réalisation de CD pour consultation externe…) et leur archivage à valeur probante. |
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