Deux options s’offrent à l’entreprise qui souhaite dématérialiser son flux de données papier, soit faire effectuer ce travail sur un site externe soit le confier à une société qui, dans les
locaux de l’entreprise cliente, mais avec ses propres agents effectuera les opérations. Il s’agit d’un processus courant dit d’externalisation ou d’Outsourcing, plus fréquent que l’ex-ternalisation sur des sites extérieurs dédiés pour diverses raisons :
La confidentialité d’abord, beaucoup de sociétés répugnent à voir leur courrier et les données parfois confidentielles qu’il renferme (chèques, dossiers médicaux, dossiers de prêt, etc.) sortir de leur enceinte.
La portabilité ensuite, les opérations de scanning et de reconnaissance de caractères ne posent plus de problème technique, mais une fois les données mises sous forme numérique, il convient de les intégrer dans le système informatique de l’entreprise. La compatibilité est plus simple si les systèmes peuvent être reliés à un même réseau ou un même serveur central et si les informaticiens de l’entreprise s’impliquent.
La gestion du personnel enfin. Dans de nombreux cas, les logiciels de scan ou de LAD (Lecture Automatique de Documents) impliquant que la machine "reconnaisse" ce qu'elle scanne préexistent dans les sociétés qui considèrent cette étape du traitement comme vitale mais ne faisant pas partie de leur coeur de métier. En même temps que l'activité, ils externalisent la gestion du personnel qui y est attachée.
L'outsourcing du système documentaire est une source de performance pour l'entreprise (source Outsourcing Institut) dont les critères sont clairement identifiés :
- Se recentrer sur son métier de base
- S'entourer d'expertises complémentaires cas des NTIC (rencontre entre papier et électronique)
- Accélérer le bénéfice du reingeneering de processus (gains de productivité par la rationalisation
- Réduire et partager les risques (gestion des infrastructures)
- Transformer des charges fixes en charges variables (développement et croissance, coût à l'utilisateur, ex : facture)
- Disposer d'un processus sécurisé (voir PRA)
- Piloter le système documentaire en liaison avec le système d'information
- Offrir les solutions métiers aux utilisateurs et aux clients par la convergence des informations entre documents (CRM - Services clients, ...)
L'offre de service
Conseils
Etude de l'organisation de la chaîne documentaire interne et externe à l'entreprise
Analyse des flux d'informations transférés sur les centres d'impressions centralisés ou déportés
Reingeneering du processus de conception des documents à partir du système informatique et mise à disposition de l'information multimédia dans un cadre TMA.
Expertises
Exploiter et mettre en œuvre les ressources humaines appropriées à chaque niveau d'expertise (en conseil) nécessaires pour déployer les techniques de processus correspondants à l'organisation du projet client
Gérer tant au plan financier que managérial l'activité pour être en conformité avec les objectifs de résultats attendus par le client.
Outsourcing
Construire les relations par l'élaboration d'un contrat précisant la durée des engagements du client correspondant aux investissements nécessaires, à l'accompagnement social et les mesures à prendre pour dégager les gains de productivité
Mettre à disposition les technologies
Définir l'ensemble des modes opératoires, process et comité de suivi destinés à mesurer la qualité de la satisfaction du client et la mesure du résultat
Concevoir les organisations et la logistique nécessaires pour intégrer les évolutions de la chaîne documentaire dans les
environnements
applicatifs
Envisager les principes de reversibilité dans le cadre d'un contrat formalisé.
